Front Office

Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian/seluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum, serta jasa lainnya bagi umum, yang dikelola secara komersial serta memenuhi ketentuan persyaratan yang ditetapkan dalam surat keputusan. Dihotel pada umumnya memiliki macam-macam departemen atau bagian, antara lain salah satunya kantor depan hotel.

Fungsi dan peranan kantor depan hotel:

• Front office berhubungan langsung dengan tamu, maka Front Office memiliki peran penting, dan merupakan jantung, dan pusat dari segala macam kegiatan.
• Peran Kantor Depan Hotel:
• Merupakan wakil dari manajemen
• Orang-orang yang mampu menjual
• Pemberi informasi
• Penyimpan data
• Dapat melakukan tindakan secara diplomatis
• Pemecah masalah
• Sebagai wakil dari hubungan masyarakat
• Sebagai koordinator kegiatan pelayanan

Siklus dan Perputaran Kegiatan Tamu:

a. Sebelum Kedatangan (Pre-Arrival)
    Sebelum memutuskan untuk tinggal dihotel, biasanya tamu lebih dulu menentukan hotel yang      dituju. Petugas reservasi harus mampu menjawab secara cepat dan akurat akan kebutuhan tamu untuk reservasi yang akan datang.

b. Pada Saat Kedatangan (Arrival)
    Kedatangan tamu bisa diketahui dari pemesanan kamar, baik melalui nomor penerbangan untuk tamu yang menggunakan pesawat udara atau bentuk pemesanan lainnya.Setelah semua data terisi, tamu tinggal menandatanganinya saja.

c. Saat Tamu Tinggal Dihotel
    Ketika tamu berada dikamar serta menjalankan aktivitas. Sebagai koordinator kegiatan, Front Office diharapkan dapat memberikan kepuasan maksimal.

d. Tamu Meninggalkan Hotel (Departure)

Sistem Operasional di Kantor Depan Hotel
ada tiga macam teknologi yang digunakan untuk mencatat kegiatan hotel yakni, secara manual, semi otomatis, dan otomatis sepenuhnya/komputerisasi.

Operasional Manual
Untuk pengoperasionalan hotel secara manual ini, semua data dan sistem pelaporan masih menggunakan tulisan tangan dalam pengisisan formulir-formulir.

Operasional Semi Otomatis (Electromechanical System)
Sistem ini yaitu menggabungkan cara manual dengan komputerisasi/menggunakan peralatan elektronik lain. Kelemahannya adalah sistem ini sulit untuk dipelajari, rumit dalam pengoperasian dan tidak terintegrasi dengan sistem (outlet) lain.

Operasional Otomatis/Komputerisasi
Semua pendataan tamu sudah dikerjakan secara otomatis oleh program komputer yang di set-up khusus untuk keperluan saling menghubungkan satu outlet dengan outlet lain. Keuntungannya adalah adanya sistem yang terpadu.